【原创】央企财务共享—不仅仅是创新

来源:cfoworld 作者:本刊记者 王腾 日期:2017-11-08 编辑:admin       发送给好友     打印     收藏    返回首页    

现在的财务和传统的财务已经有了巨大的差别,可以说这是个把财务“打碎了、融化了、唤醒了”的时代。
 
文/本刊记者 王腾
 
“每次回国休假的同事不仅要带自己的物品,还要携带几乎所有在非洲乍得当地同事的报销单据,回到公司提交财务报销,这个时间少则数月多则半年。”这是某大型央企海外公司在实施财务共享之前海外员工的费用报销情况。确实,由于该央企海外公司旗下项目公司众多,常常有大量的员工报销、对公报销等业务需要回总部进行统一处理。以前,需要委托回国休假人员把各种报销凭证从国外背回来,再人工粘贴、填写报销单,送到总部进行审批,这种方式不但非常麻烦,而且时间成本也很高。另外,由于海外项目公司员工变动频繁,各项目公司考勤也不好统计,人头不准、工资制单不及时、拖延工资发放时有发生。
 
该央企在全球有90多个项目公司,分布在5大区35个国家。由于跨国经营运作活动的大大增加以及不同国家语言文化、会计准则、税收法规等都与中国存在巨大差异,因此,企业财务部门在为企业“走出去”提供坚强的服务保障和资金支持的同时,还需要不断进行财务创新,只有如此才能跟上全球化发展的步伐。2016年该央企海外财务共享中心正式建立起来,这个由金蝶软件为其搭建的财务共享平台在很大程度上帮助该大型央企海外公司财务管理水平推上了一个台阶。
 
金蝶软件(中国)有限公司助理总裁兼央企大客户事业部总经理赵亮说:“该大型央企体量巨大,号称‘中石油的半壁江山’。而我们为其搭建的财务共享平台也是金蝶面向‘一带一路’的财务创新的起步。”
 
细节创新
 
“说起财务共享中心建设,金蝶也算是很有经验的软件提供商,但这家央企不仅公司体量大、业务杂,更重要的是业务分布在全世界各个地方,而且很多地方都是非常艰苦的环境,这就需要我们在软件设计时更多地为公司的海外员工着想,为项目可以顺利实施落地而创新。”赵亮说。正是基于这种考虑,金蝶和该大型央企海外公司财务部决定以费用共享为突破口,首先解决及时报销、工资按时发放等海外工作人员比较关心的问题,由于这些问题攸关员工切身利益,自然深得人心、易于推广。
 
为方便海外现场前线人员能及时进行费用报销,金蝶开发了手机端的费用报销应用,既可在上面提交报销,也可进行流程审批。原始单据通过手机拍照作为流程影像一并上传即可,财务共享中心可以根据影像进行审核、付款。在2016年年底财务共享中心顺利实施之后,金蝶和该央企海外公司开始了第一个试点落地的实施,地点在非洲乍得。这可以说是非洲最穷的国家之一,也就是在这样基础设施非常落后的地方,员工只需要一部可以拍照的手机就可以完成费用报销流程的第一步。为了实际了解当地情况,2017年4月中旬,金蝶项目组成员和该央企高层管理人员前往乍得进行了财务共享中心的实地调研,实地测试了营地的Wi-Fi网络和当地3G网络,总体感觉无论是手机还是PC提交、审批报销流程都基本可用,只是偶尔个别地方会出现延迟、断网的现象。
 
在许多细节方面,金蝶还结合实际情况给出了非常灵活的解决方案,赵亮说:“其实在实际操作中,往往有很多报销人员在将手机照片上传并且报销之后,就懒得再将原始凭证交回共享中心,造成共享中心原始凭证缺失。为避免这种情况发生,共享中心在流程设置上就强制要求报销人在手机提交报销单后,需要及时将原始凭证提交至项目公司收单人进行收集并完成财务初审。此外,我们还建议对一些金额不大、报销标准明确的报销业务,可以根据个人信用情况适当简化流程,如图书费的报销,一年一次、金额很小,允许个人信用好的人先提交流程、再上交原始凭证,共享中心也可不经审批流程在预算控制下进行报销。一旦发现报销人不上交原始凭证,即降低信用等级作为处罚。这样可以适当提高报销效率、简化报销流程。”
 
此外,金蝶为该央企海外公司开发的财务共享平台上还灵活预留了银企直联的接口,企业可以就此用Swift接口标准开发,也可以定制开发银企直连接口。在以往,由于财务系统和HR系统经常存在人数、金额的不一致,使得人不对、钱不对的情况屡屡发生,直接造成工资延时发放。此次财务共享项目通过与HRSCC同步组织、人员及薪酬发放,并传输数据至FSCC,通过银企直连实现薪酬支付,从而消除财务系统和HR系统的数据不对称的情况。
 
现在,该央企海外板块的一个报销单从提交申请到资金回到卡上,仅仅需要半个小时,极大地提高了报销效率,获得了全公司上下尤其是海外员工的热情欢迎与响应。赵亮说:“乍得项目的成功落地拉开了财务共享在企业中全球推广的帷幕。未来项目组将逐步引入‘资金共享’、‘税务共享’等多共享中心的理念,多共享中心不仅将提高共享业务的覆盖面,同时也为共享中心人员分流创造了条件。
 
未来的未来
 
可以说此次财务共享中心的成功实施是该央企在财务改革上的重要尝试,也是金蝶在产品和服务创新上的新里程碑。当然,在赵亮看来,在数据云端化、移动化、人工智能化的今天,财务共享才仅仅是个开始。“事实上,费用共享很容易在未来被人工智能取代,而如果共享中心将税务共享纳入进来之后,那么将会成为很大的一块业务延伸,就拿这一大型央企海外公司来看,在全球多个国家有业务往来,每个国家都有不同的税务政策,共享中心在一定层面上不断促进着传统财务工作者的转型。而且,随之而来的业务财务融合则需要财务人员向管理会计转型,或者把这些工作也放入财务共享中心去,促使着财务人员也要向业务不断倾斜、融合。”
 
事实上,近年来许多央企在企业管理领域不断创新,比如中石油在财务共享之后,又提出七大共享的超前理念,这七大共享中心包括财务共享、人力资源共享、行政共享,IT共享、HSSE共享、商务共享、技术支持共享。显然,许多原本看似有着相当严密的流程设置的管理程序,在“共享”时代,都有可能被打破,被融合,赵亮告诉我们:“很多时候我们也在不断地向客户学习,共同提高,现在的财务和传统的财务已经有了巨大的差别,可以说这是个把财务‘打碎了、融化了、唤醒了’的时代。所谓把财务打碎了指的是以往的财务是一套供、销、存逻辑紧密的系统,而在未来随着财务共享中心或者多共享中心的出现,财务会被‘打碎’。不仅财务共享中心可能会被打碎成为多共享中心,此外,随着AI的推进,财务业务一体化也将深入推进。而打碎的财务是需要和其他业务体系和管理体系进行融合和融化,只有这种融合才能够真正实现财务工作者的转型。再次,所谓‘唤醒’了的财务指的更多的是人工智能和大数据的发展会将许多‘沉睡’的财务数据唤醒。当人工智能有了学习功能,财务也会进入更加智能化的时代,更多的数据分析任务交由人工智能完成,其分析能力将会超过人类智慧。”
 
显然,随着金蝶在更多大型央企项目中的不断探索,或许多共享中心并不是一件遥不可及的事情,未来就在眼前。
 
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