【独家】电子发票未来可期

来源:cfoworld 作者:丁皓然 日期:2017-07-13 编辑:admin       发送给好友     打印     收藏    返回首页    

节约成本只是电子发票所承载使命的一小部分,其革新的最终价值是通过打通财税无纸化链条,带来管理上的冲击与变革。
 
 
文/丁皓然
 
伴随着无纸化线上线下交易的盛行,支付方式随着交易模式的变化逐步发生着转变,向着以互联网电子商务为依托的电子支付方式倾斜。手机替代了纸币、银行卡等,成为了人们随身必备的神器,有一种“一机在手,万事不愁”的感觉。
 
传统的纸质发票,作为有力的纳税依据,是税务部门进行监控并防范涉税风险的重要手段。然而纸质发票在追求绿色环保以及供给侧改革的大背景下,有其天然的弊端——成本的不可忽略性,不仅包括纸张本身,还包括财务人员领取发票及处理发票的成本等。有数据显示,一张纸质发票的平均成本高达1.6元。不仅如此,由于由于我国现行“增值税电子发票系统”选择的是必须捆绑“税控专用硬件”的开票模式,而购买该设备及税控服务器的这一刚性成本,尤其对于开票量巨大的房地产企业、金融企业,其费用更不容小觑。另一方面,从发票管理的角度来看,重点内容是监控企业的资金流与物质流、信息流的内容一致,从而掌握企业的真实经营情况。但现行的发票管理系统中,信息流与物质流、资金流脱节,形成了管理漏洞。
 
幸运的是,时代为纸质发票赋予了新的形态和价值。大数据、云计算技术的发展以及电子商务时代的到来,以互联网为依托的支付手段,也迎来了发票的电子化革新。电子发票已经悄然向以电商、电信、快递、餐饮等为首的各行业渗透。一些机构曾测算过,如果是在全国推广电子发票,一年可以节约至少2000亿张纸质发票,每年节约4000多亿元的刚性运营成本,月节约纸张12万吨,每年少砍伐约86万棵成年树木。
 
无纸化财务未来
 
虽然电子发票具有方便、快捷、成本节约等诸多优势,但在发票系统与财务软件未完全打通的情况下,电子发票在推广阶段便暴露出诸如重复报销、PS篡改发票信息以及仍需打印成纸质发票报销和认证繁琐的问题。发票使用人无论是通过邮箱、微信二维码等方式取得电子发票后,仍然需要打印出纸质版发票,到财务处报销。发票可无限次打印,便丧失了传统纸质发票唯一识别的功能,导致财务人员增加一道工序,即核验发票是否尚未被报销。PS技术成熟的今天,也难免会有不法分子利用PS技术篡改发票关键信息,从中牟利。
 
现行电子发票之所以暴露出诸多弊端,其关键在于电子发票与税务、财务系统未实现无缝对接。如果能开发建设电子发票云端管理系统——电子发票云平台,真正实现电子发票与企业内部管理系统相融合,形成一个完整的闭环,电子发票将引发不容小视的管理变革,无纸化财务流程与管理就是其中之一。
 
2015年12月,财政部、国家档案局联合发布《会计档案管理办法》,明确电子会计档案可作为合法的会计档案。由此可见,无纸化财税流程推进过程中,制度不是绊脚石,反而是作为推进器走在了前列。其难点则在于思维和技术转变,转变管理思维方式,真正利用大数据、云计算技术才是关键。
 
若要尽快推行整个财税系统无纸化,打通电子发票落地的“最后一公里”,需要有大数据思维和云计算技术的支持。首先,税务部门要建立一个电子发票云管理平台,然后各企业录入企业基本信息在平台注册账号后提交审核。审核通过后就可以登陆平台进行发票的领购、开票、传递、下载等环节。其次需要升级企业的ERP系统,实现发票管理云平台与企业ERP系统的无缝对接,使得发票可以从云端直接传输进入ERP系统,作为原始凭证附在记账凭证后。有了这两大平台的技术的支持,以及传输过程中的验证和加密措施,便可实现电子发票的闭环管理。具体操作如下:
 
(一)发票生成环节:企业依据开票需要,通过电子发票云管理平台,向税务局申领一定数量的发票,并储存于云端。向客户开票时,可通过二维码扫码器,将客户提供的二维码中付款单位的名称、纳税人识别号等基本信息自动导入电子发票,同时识别出付款单位在电子发票云管理平台中的账号信息。交易信息可手动输入,完成后即可盖章生成一张合法的电子发票。
 
(二)发票移交环节:由于通过二维码已经识别出付款单位在云平台中的账号,因此发票生成后,点击发送,即可将发票发送至付款单位的账号下。此时,需要经办人记录下发票号码和交易时间,以便报销时迅速从云平台中查找到该张发票。
 
(三)报销环节:这是财税系统实现无缝对接的关键环节,需要企业ERP系统与云平台建立联接,使企业可通过ERP系统从云平台上下载发票。具体来说,报销人员将发票号码提供给财务人员,财务人员进入企业ERP系统,在发票提取模块点击“提取发票”,系统自动对接云平台中已有未报销发票,并自动跳转到云平台本企业账户下的暂存发票界面,找到该号码对应的发票,点击“下载至ERP系统”,ERP系统随即接收其为原始凭证,并以此生成记账凭证。通过这一流程,便可实现发票平台和企业ERP系统的无缝对接。如果设置“每张发票仅允许从云平台下载一次”的限制,且ERP系统只接收从云端直接导入的发票,便可解决电子发票重复报销及PS篡改发票内容的问题。
 
(四)发票存储环节:已报销入账的发票在ERP系统中作为电子的原始凭证保存在册,而云平台中则存储所有传入企业账户中的发票,已报销和未报销分别以不同标识保存。
 
(五)报税环节:由于企业领购及开出的所有发票的信息都通过电子发票管理云平台这一媒介完成,因而税务部门可以轻松掌握企业开出的全部发票信息,便于实时监控企业的纳税行为。通过这一与企业ERP无缝对接的电子发票管理平台,真正实现财税系统的无纸化,实现电子发票落地的“最后一公里”。
 
引领管理变革
 
节约成本只是电子发票所承载使命的一小部分,其革新的最终价值是通过打通财税无纸化链条,带来管理上的冲击与变革。
 
首先,最显而易见的革新是整个社会经济运行成本的大幅降低。传统纸质发票,作为有力的外部凭据,是保证税收和财务真实性不可或缺的组成部分,而不可避免的纸质消耗,也为经济社会带来了刚性负担。变纸质发票为电子档储存可极大地降低发票运行成本,与低碳经济相呼应,同时也为供给侧改革起到助推器的作用。
 
其次,在运行流程上,电子发票辅以技术的支持,可以很好地规避纸质发票及传统发票传递流程的弊端,从根本上杜绝假发票、错开票及重复报销的问题。其一,由于发票的领购和开票以及提取到ERP系统报销的全过程都需要在电子发票云管理平台中完成——付款方可拒绝除在云平台上取得的任何发票,ERP系统也会不接收从其他途径提取的发票,从而达到发票的防伪效果。只要系统足够安全,便能从根本上解决客户收取假发票的问题。其二,开票方可通过扫描付款方的二维码,提取付款方基本信息并导入发票中,避免开票过程中抬头和其他关键要素填错的情况。其三,限制单张发票的提取次数为一次,即每张发票只可通过ERP系统从云平台中下载一次,提取成功后,发票自动在云平台中扣上“已报销”的戳或者将已报销发票自动转送至专门的板块储存,不允许也没有机会再次下载。如此,便保留了原纸质发票唯一识别的特性,同时不仅省去财务人员核验发票是否已报销的时间,而且从根源上杜绝了发票的重复报销。
 
最后,也是最关键的,财税系统无纸化辅以大数据、云计算技术,使得人工智能的计算机替代手工,如同又一次“工业革命”般使管理发生巨大变革。在传统纸质发票时代,发票是企业外来原始凭证的主要票据,附在记账凭证之后。而在电子发票时代,除了合同等个性化条款的文件仍需纸质保存外,其余的内外部原始凭证都可在技术的支持下,实现“去纸质化”。从财务角度看,电子化票据使得会计账务处理的固化成为可能,从而财务人员可从繁琐的输入、录入、认证等工作中解放出来,转而向财务管理及管理会计方向培养。从审计角度看,由于财务信息全部以电子形式保存,风险导向审计重点则转向审查财务软件系统设置的合理性及找寻系统漏洞之处,需要大量懂得业务流程、账务处理及计算机技术的综合性人才。审计对象已不仅仅是作为电子发票来源的购销业务本身的合法性和真实性,还包括网络发票管理系统的可靠性、电子发票信息真实性以及应用程序与数据文件的安全性等。从税务的角度看,电子发票云管理平台的存在,将大大减少税务机关在审核、验证、稽核发票等方面的工作量,便于实时监控以及远程查验票据,适时了解经济实体解缴税金的情况。既可提高税务机关的税收征管效率,又能释放出更多政府资源用于提升纳税服务水平。
 
电子发票作为电子商务、“互联网+”时代下的新产物,辅以大数据、云计算技术的发展,其推广和盛行是不可抵挡的必然趋势。然而受到现行技术条件的制约,短期来看,仍然存在不少弊端。从长期来看,一旦技术成熟,成功搭建电子发票云管理平台,使税务、发票及财务系统实现无缝对接,实现电子发票从开票到存档的闭环管理,随即带来的可能是方方面面的颠覆性变革。现在要做的关键在于转变思维方式,只有不断创新和试验,才能成功实现电子发票落地前的“最后一公里”。
 
(作者单位为中南财经政法大学会计学院)
 
【版权声明】:本文属独家文章,版权归《首席财务官》杂志社所有。未经允许,请勿转载,违者必究其法律责任。
 

返回首页    发送给好友     打印     收藏      

合作链接:


《首席财务官》杂志社文章及图片版权所有 未经许可不得转载 法律顾问:Kangde Law House
杂志合作热线:010-6825 6686     网站合作热线: 010-6825 8216    
传真: 010-6825 5976      互动邮箱:admin-w@topcfo.net
地址:北京万寿路翠微中里16号院15号楼北3层 京ICP备09081152号   邮编: 100036